Описание приложения "Отпуск сотрудника"
Отпуск сотрудника— приложение для Битрикс24, которое временно передаёт CRM-сущности и задачи уходящего в отпуск сотрудника его заместителю. После окончания отпуска всё автоматически возвращается обратно.
Какие сущности передаются
Лиды, сделки, контакты, компании — передаются только те, которые находятся в открытом статусе. Закрытые или конвертированные сущности не передаются.
Задачи — передаются все задачи, где уходящий в отпуск менеджер является исполнителем или соисполнителем.
Дела CRM (звонки, встречи, письма, чаты) — передаются дела, в которых менеджер указан как ответственный.
Диалоги Открытых Линий — передаются опционально, по желанию. Для этого нужно при создании отпуска поставить отдельную галочку. Передаются только активные диалоги, которые привязаны к CRM-сущностям этого отпуска (лидам, сделкам, контактам, компаниям).
Как создать отпуск
Откройте приложение «Отпуск сотрудника» в левом меню Битрикс24. Перейдите на вкладку «Новый отпуск».
Заполните поля:
Уходит в отпуск — выберите сотрудника, чьи сущности нужно временно передать.
Временный ответственный — выберите коллегу, который будет вести сущности на время отпуска.
Дата ухода — день, начиная с которого сущности переходят к заместителю. По умолчанию стоит сегодняшняя дата.
Дата окончания — последний день отпуска. На следующий день после этой даты произойдёт автоматический возврат сущностей.
Настройка передачи задач и дел:
«Только связанные с передаваемыми сущностями» — выбран по умолчанию. Передаются только те задачи и дела, которые привязаны к лидам, сделкам, контактам или компаниям из отпуска. Личные задачи сотрудника не затрагиваются. Подходит для большинства случаев.
«Все задачи и дела сотрудника» — выберите эту опцию, если заместитель должен полностью взять на себя всю активность сотрудника, включая задачи без привязки к CRM.
Передача диалогов Открытых Линий - По умолчанию галочка выключена. Включите её, если заместитель должен временно получить текущие переписки с клиентами.
Нажмите «Запланировать отпуск». Запись появится во вкладке «Список». Передача произойдёт автоматически в 00:00 даты ухода (по часовому поясу портала).
Вкладка «Список»
Здесь отображаются все отпуска, созданные на портале. Каждый отпуск имеет один из статусов:
«Запланирован» — отпуск создан, но дата ухода ещё не наступила. Доступна кнопка «Отменить» — это прервёт отпуск до его начала, передача не произойдёт.
«Идёт» — передача выполнена, сущности находятся у заместителя. Доступна кнопка «Вернуть сейчас» — для досрочного возврата сущностей основному сотруднику (например, если он вышел из отпуска раньше).
«Завершён» или «Отменён» — отпуск окончен или отменён. Действий не требуется, доступен только просмотр.
Управление отпуском:
«Отменить» — для запланированного отпуска. Отменяет отпуск до начала, передача не произойдёт. Используйте, если сотрудник не уходит в отпуск или нужно создать отпуск заново с другими настройками.
«Вернуть сейчас» — для отпуска, который идёт. Досрочно возвращает все сущности основному сотруднику. Используйте, если сотрудник вышел из отпуска раньше или нужно срочно вернуть ему доступ к сущностям.
Список переданных сущностей
Кликните по строке любого отпуска во вкладке «Список» — откроется окно с перечнем всех сущностей, которые фактически были переоформлены. Каждая строка — кликабельная ссылка, ведущая на соответствующую сущность в Битрикс24.
Возврат сущностей
Автоматический возврат происходит на следующий день после даты окончания отпуска в 00:00 (по часовому поясу портала).
Приложение перебирает все переданные сущности. Возвращает только те, где ответственный по-прежнему = заместитель.
Если за время отпуска кто-то вручную сменил ответственного на другого сотрудника — приложение не трогает такую сущность. В списке переданных сущностей она получит статус «пропущено».
В момент передачи и возврата оба сотрудника (уходящий в отпуск и его заместитель) получают системное уведомление в Битрикс24 — значок «колокольчик» в правом верхнем углу.
Важные нюансы
Часовой пояс портала. Передача и возврат происходят в 00:00 по часовому поясу вашего Битрикс24.
Очереди Открытых Линий не трогаются. Для вывода сотрудника из распределения используйте штатный статус «Отсутствую».
Большие объёмы. При сотнях сущностей Битрикс24 может давать блокировки. Приложение автоматически делает паузу на 6 минут. 1000+ сущностей передаются за 15–30 минут.
Диалоги без привязки к CRM не передаются. Битрикс24 не даёт список диалогов по оператору. Но большинство сессий создают лидов автоматически, поэтому покрытие близко к 100%.
Закрытые сущности не передаются. Это закрытые/конвертированные лиды, закрытые сделки, завершённые/отложенные задачи, закрытые дела CRM.