Настройка правил распределения
Правило — основная единица настройки приложения.
Правило определяет: кому, когда и как отдать новый лид.
Правил можно создать много. Они работают по очереди: у каждого свой номер (приоритет). Как только подходит первое — оно сразу срабатывает, а остальные не проверяются.
Где найти
В приложении «Умное распределение» → вкладка «Правила».
В верхней части страницы находится переключатель «Лиды» / «Сделки». В зависимости от выбора отображаются список правил для лидов, либо для сделок.
Правила для лидов и сделок хранятся раздельно — у каждой сущности свой список и собственная нумерация.
Новое правило создаётся для той сущности, которая активна в данный момент.
Создание правила
Нажмите кнопку «+ Добавить правило» — откроется редактор. Он разбит на пять обязательных секций:
Основное
Условия фильтра
Кому распределяем
Когда работает
Как распределяем
1. Основное
Название
Название для правила. Задайте краткое и понятное вам имя.
Оно будет показываться в списке правил, в отчётах и в уведомлениях сотрудников — так вы всегда поймёте, какое правило сработало.
Активно (тумблер)
Выключенное правило не участвует в распределении, но остаётся на месте.
Удобно, если нужно временно его отключить — например, пока ответственный отдел в отпуске. Настройки никуда не денутся.
Сущность (Лид / Сделка)
Выберите один из двух вариантов, для какой сущности будет создаваться правило — лиды или сделки.
2. Условия фильтра
Определяет, на какие именно новые сущности будет действовать правило.
Без условий → правило срабатывает на любой лид/сделку выбранной сущности
Одно условие или больше — правило срабатывает, только если новый лид или сделка соответствует этим условиям.
Если условий два или больше, появляется переключатель: И или ИЛИ.
И — выбирается, если нужно, чтобы новый лид или сделка подходил под все условия сразу. Хоть одно не совпало — правило не сработает.
ИЛИ — выбирается, если достаточно совпадения хотя бы по одному условию.
Структура одного условия
Условие строится из трёх частей: Поле → Оператор → Значение(я)
Поле — что проверяем (например, «Источник» или «Сумма»)
Оператор — как проверяем (например, «равно», «содержит», «пусто»)
Значение — с чем сравниваем (например, «Звонок» или «100 000»)
Проще говоря: берём поле, задаём правило сравнения и указываем нужное значение.
Добавление условия:
Выбор поля
Укажите, по какому полю будет проверяться новый лид или сделка. Например, «Стадия», «Источник», «Название» или «Сумма».
Выберите оператор
Оператор
Оператор | Описание | Пример использования |
|---|---|---|
точно совпадает | Поле в точности равно одному значению | Нужен один конкретный статус или источник |
в списке | Поле совпадает с любым из перечисленных значений | Нужно указать несколько стадий, в которых сработает условие. Стадия = Новая, Переговоры,Готов к сделке— при любой из них правило сработает. |
содержит | Нужный текст есть в поле (без разницы, заглавными или строчными) | Перечислите слова или фразы, при наличии которых заявка подойдёт под это правило. Например, если вы распределяете только заявки со словом «срочно» или «горячая». |
не содержит | Правило сработает, если указанного значения в поле нет. | Перечислите слова или фразы, при наличии которых заявка не должна подходить под это правило. Например, если вы распределяете только заявки из Москвы, добавьте в «не содержит» другие города — «СПб», «Казань», «Новосибирск». Такие заявки правило проигнорирует. |
пусто | Поле не заполнено. Правило сработает, если в поле ничего нет. | Распределение будет происходить, если в сущности не хватает данных. Например- источника заявки. |
не пусто | Поле заполнено. Правило сработает, если в поле что-то есть. | Лиды с указанным номером телефона — заявки без номера не пройдут, распределяться будут только те, у кого номер заполнен. |
3. Кому распределяем
Режим выбора (переключатель)
Переключатель между двумя режимами: «Сотрудники» и «Отделы».
Сотрудники
Список конкретных людей. Удобно для небольших команд (5–15 человек), где состав известен поимённо.
Отделы
Выбор отделов. Удобно для крупных команд или когда состав отдела часто меняется — приложение само подтянет актуальный список сотрудников.
Дополнительные фильтры
Только активные в Битрикс24
Назначать только на активных сотрудников. Уволенные и заблокированные пользователи автоматически пропускаются — заявки к ним не пойдут.
Только начавшие рабочий день
Распределять только тем, кто нажал кнопку «Начать рабочий день». Удобно, чтобы заявки не уходили тому, кто ещё не приступил к работе или уже закончил.
Не распределять на сотрудников на паузе
Если сотрудник поставил день на паузу (например, ушёл на обед или перерыв) — пропускаем его. Заявка не придёт, пока он не снимет паузу.
Важно: эта опция работает только вместе с фильтром «Только начавшие рабочий день».
Исключать руководителей (если выбран режим «Отделы»)
Руководители выбранных отделов не получают заявки по этому правилу. Полезно, когда руководитель управляет отделом, а сам в распределении не участвует.
4. Когда работает
Использовать календарь компании (по умолчанию включено)
Правило подчиняется глобальному графику из вкладки «Календарь компании». В нерабочее время лиды и сделки попадают в очередь и ждут начала следующего рабочего дня.
Локальное расписание для настраиваемого правила (галочка снята)
Пригодится, если команда работает в другом часовом поясе или по другому графику (например, круглосуточно или по выходным)
Настройки расписания:
Начало и конец дня — когда правило начинает и заканчивает работу
Рабочие дни недели — выбрать чекбоксами с понедельника по воскресенье
Выходные дни — можно добавить отдельные даты, когда сотрудники не работают.
5. Как распределяем
Таймаут для сотрудника (минут)
После того как сотрудник получил лид или сделку, он на указанное количество минут пропускается. Защищает от ситуации, когда один менеджер забрал три заявки подряд, а остальные в это время были в обеде и только вернулись. Таймаут даёт всем равные шансы — заявки не уходят одному и тому же человеку, пока другие не успели включиться.
Последовательно
Первый доступный сотрудник после того, кто получил предыдущий лид. Идёт по кругу. Если кто-то недоступен (таймаут, не начал день, неактивен) — пропускается, лид уходит следующему.
Когда выбрать: Нужна строгая очередь и предсказуемость.
Минимум (по нагрузке)
Сотрудник с наименьшим количеством назначений за сегодня. Учитываются назначения по всем правилам, не только по этому.
Когда выбрать: Нужно балансировать общую нагрузку, особенно когда сотрудники работают с разной скоростью.
6. Штамп времени распределения
После того как сотруднику назначили лид или сделку, приложение может записать текущую дату и время в специальное поле.
Как настроить
Поле сущности — выберите любое пользовательское поле типа «дата/время» или «дата». Если оставить «— не сохранять штамп —», запись не произойдёт.
Часовой пояс — укажите, по какому времени записывать штамп (например, Москва UTC+3).
Зачем нужно
Чтобы видеть, когда именно заявка попала к сотруднику. Удобно для отчётов и контроля времени реакции.
Частые вопросы
Можно ли в одном правиле смешать лиды и сделки?
Нет. Создайте два отдельных правила. Они могут иметь одинаковые названия — это не запрещено.
Правило срабатывает только на новые лиды или на изменённые тоже?
Только на новые, то есть на те, которые только что созданы.
Лид прошёл правило, но не назначился — он ждёт?
Да. Если правило подошло по фильтру, но все сотрудники в таймауте или не начали рабочий день — заявка остаётся в очереди. Как только кто-то освободится, она назначится.
Что если у лида или сделки два подходящих правила?
Сработает только то, что выше по приоритету. Второе правило не рассматривается.
Что произойдёт, если удалить правило с активными лидами в очереди?
Лиды останутся в очереди. Система попытается обработать их по другим правилам. Если подходящих правил нет — заявки получат статус «Отменено».